Exemples de fiches terminologique

Les fiches que vous verrai sont extraites de la base de données et présentées dans un document Word.

Quand on a quelques fiches à modifier, on le fait manuellement comme un document Word contenant du texte normal.

Quand on a plusieurs centaines de fiches à ajouter, on réfléchit un peu pour trouver une façon efficace de faire la tâche sans répéter les mêmes gestes pour chacune d’entre elles. L’automatisation de la création de fiche est un processus qui implique Excel et Word; chacun pour ses forces respectives parce qu’ensembles ils sont plus forts.

Quelles sont les forces de Word qui sont sollicitées dans ce projet ? La recherche et le remplacement de toutes les items en bloc. La capacité de transformer un tableau en texte et vice-versa.

Quelles sont les forces d’Excel qui sont sollicités dans ce projet ? Le tri selon une colonne. La concaténation de lettres, symboles et mots pour fabriquer chacun des champs de la fiche terminologique.

Le processus se fait en quelques étapes et commence par le nettoyage du document de départ. Toutes les fiches doivent être de même format avec le même nombre de tabulations et de marques de paragraphes. Les lignes blanches aussi doivent être en nombre constant entre les fiches. Quand ce document est en bon état, la transformation en tableau se fait dans Word en indiquant le nombre de champs par fiche comme le nombre de colonnes. Chaque ligne devient donc une fiche. On inclue toutes le fiches existantes dans ce tableau. Toutes les lignes doivent présenter les même informations dans les même colonnes. C’est crucial. Si ce n’est pas parfait, on transforme le tableau en texte et on continue le nettoyage jusqu’à ce que le tableau soit parfait.

Une fois le tableau parfait, on transfère les fiches dans Excel. On ajoute les données à ajouter à la fin en s’assurant que chaque colonne contient les bonnes informations. On tri les lignes selon le premier champ significatif de la fiche puisque c’est celle-ci qui doit être en ordre alphabétique. Quand les fiches sont triées, on concatène les champs à l’aide d’une formule de Excel pour créer chacune des lignes de la fiche. Finalement, on transfère dans Word et on transforme le tableau en texte.

Ça semble complexe et on peut se demander si ça vaut la peine. L’économie de temps est significative pour 100 items et plus.

 

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